Zentrale Dienste - Das Team stellt sich vor
Eva Hammesfahr, Leutwil, Bereichsleiterin Finanzen und Personal, Mitglied Geschäftsleitung, seit 1. Juni 2022, 100 %
Ich bin für die Belange im Bereich Personal und Finanzen zuständig. Im Vordergrund stehen Buchhaltungsarbeiten für sämtliche Firmen der Xaver Meyer Gruppe, das Erstellen von Abschlüssen, Analysen, Budgetierung und Finanzierungen, Mehrwertsteuerabrechnungen, Liquiditätsüberwachung, Protokolle etc. Zudem schreibe ich Mitarbeiterzeugnisse, kümmere mich um unsere Case Management-Fälle im Personal, führe Einstellungs-, Entwicklungs- und Kündigungsgespräche. Die ersten Monate in meiner neuen Funktion waren sehr interessant und hektisch. Ein normaler Arbeitstag bringt immer mehr Aufgaben als geplant, was eine grosse Flexibilität fordert. An meinem Pult laufen unzählige Fäden zusammen und es braucht Zeit, um alle Prozesse der Xaver Meyer Holding kennenzulernen. Das ganze Team unterstützt mich tatkräftig dabei. Susi Meyer ist meine Hauptansprechpartnerin, wenn ich auf der Suche nach einem Dokument bin oder Fragen zu einem Prozessablauf stelle. Mein Vorgänger hat die Struktur über Jahre aufgebaut und kannte sie in- und auswendig. Für Susi bedeutet der personelle Wechsel meiner Funktion daher eine Mehrbelastung. Für das ganze Team hat die neue Situation Veränderungen mit sich gebracht, weil ich dann und wann Prozesse hinterfrage und jahrelang eingefahrene Wege verlasse. Während ich auf den IST-Zustand der Abläufe schaue und mich einarbeite, kommen mir immer wieder Ideen für mögliche Optimierungen. Diese Ideen werden dann mit den Zuständigen besprochen und abgeklärt, ob sich durch eine Umsetzung ein Vorteil ergibt. Diese Vernetzungsarbeit benötigt viel Zeit, ist aber sehr wichtig, um die Schnittstellen von Anfang an zu koordinieren, richtig zu planen und die Verantwortlichkeiten und Stellvertretungen zu definieren. Schliesslich sind die Zentralen Dienste zwar nicht umsatzgenerierend, bilden jedoch das Fundament für ein erfolgreiches Arbeiten der ausführenden Abteilungen. Mein Ziel ist es, die Prozesse wo möglich schlanker zu gestalten und es dem Team zu ermöglichen mit den gegebenen Ressourcen die vielfältigen, stetig wachsenden Aufgaben mit Motivation und Freude zu bewältigen. Unser Team ist in der derzeitigen Besetzung knapp dotiert, wodurch personelle Ausfälle nicht aufgefangen werden können und Stellvertretungen nicht in allen wichtigen Bereichen existieren. Dies möchte ich ändern, um den Betrieb fit für die Zukunft zu machen. Ein erster Schritt ist die Einstellung von Florina Kneubühler als Verantwortliche HR auf den 1. Januar 2023. Als Teamleiterin möchte ich Zeit in die Aktualisierung des teaminternen Prozesswissens und vor allem in ein bereichsübergreifendes Prozessverständnis investieren. Dies macht Entscheidungswege transparent und stärkt die unternehmensinterne Kommunikation. Viele Missverständnisse und Schwierigkeiten können vermieden werden, wenn man Dinge an- oder ausspricht. Am Schluss steht ein gestärkter Teamauftritt – bereichsweise, aber auch als Gesamt-Unternehmen nach aussen.
Susi Meyer, Villmergen, Finanzen, Personaladministration, Assistentin der Geschäftsleitung, seit 1. Juni 2003, 80 %
Ich bin für die Buchhaltung inklusive Lohnbuchhaltung und Personal zuständig, ausserdem vertrete ich Eva Hammesfahr in deren Abwesenheit. Meine Arbeit ist nicht planbar, ich muss immer flexibel sein. Mal landen stapelweise Rechnungen vom Elementwerk bei mir, denen ich den Endschliff verpassen muss, mal rennen verletzte Mitarbeitende uns die Türen ein, für die ich Unfallmeldungen erstelle.
Die Personaladministration umfasst Krankheiten, Unfälle mit Meldungen, Arztzeugnisse, Absenzenkontrolle, Versicherungsanmeldungen sowie Arbeitsverträge. Dazu kommen Abklärungen aller Art wie Mutter-/Vaterschaftsurlaub, Kinderzulagen, Absenzen, Weiterbildungen. 2021 hatten wir 23 Eintritte und 22 Austritte zu verarbeiten. Der zeitliche Aufwand dafür beträgt ungefähr 30 bis 60 Minuten.
Die Verarbeitung der Löhne beschäftigt mich rund einen Tag pro Monat. Für die wöchentliche Stundenerfassung sämtlicher Mitarbeitenden ausser der Architekturabteilung wende ich mindestens eine Stunde auf. Für die Erstellung von Debitorenrechnungen benötige ich etwa einen Tag pro Monat, während mich die Einträge in das Hauptbuch täglich eine Stunde beschäftigt. Ende Monat bedeutet die Abstimmung sämtlicher Konti einen Tag Aufwand. Als Ferienvertretung oder je nach Bedarf unterstütze ich Nicole bei der Verbuchung der XMAG-Kreditoren. Für die Kreditoren der Firmen xamag gesamtleistungen AG, farb immobilien AG sowie der Xaver Meyer Holding AG bin ich zuständig.
Nach bald 20 Jahren weiss ich über vieles in der Firma Bescheid und kann Eva Hammesfahr unterstützen. Die Arbeitsbelastung hat stark zugenommen. In anderen Firmen werden für die Lohnbuchhaltung und die Kreditorenbuchhaltung je 100 Stellenprozente eingesetzt. Deshalb freue ich mich sehr darauf, dass unser Bereich mit Florina Kneubühler seit dem neuen Jahr Unterstützung durch eine Personalfachperson erhalten hat.
Florina Kneubühler, Buchs, Personalverantwortliche, seit 1. Januar 2023 (100 %)
Mein Aufgabenbereich deckt sämtliche Belange des Personals ab: Personalbeschaffung, Administration, Betreuung, Entwicklung. Ausserdem bin ich Teil der Marketinggruppe und für weitere administrative Angelegenheiten des gesamten Betriebes zuständig. Darunter fällt beispielsweise die Arbeitskleiderbestellung. Bei der Personalbeschaffung rekrutiere ich neue Mitarbeitende. Dazu verfasse und schalte ich Stelleninserate, führe Bewerbungsgespräche und erledige alles Administrative. Haben sich neue Kandidaten auf eine Stelle beworben, prüfe ich deren Dossiers und sortiere sie aus. In Frage kommende Bewerbungen stelle ich dem jeweiligem Bereichsleiter zu.
Zur Personaladministration gehört das Erstellen und Anpassen der Arbeitsverträge, die Pflege der Personaldossiers sowie die Korrespondenz mit Ämtern und Versicherungen. Ich bin Ansprechperson bei jeglichen Anliegen der Mitarbeitenden und betreue sie und ihre Anliegen. Um die Personalentwicklung dreht sich die Organisation und Besprechung von Schulungen und Weiterbildungen.
Meine Tage gestalten sich sehr individuell, es kommen immer spontan Termine, Sitzungen oder Besprechungen dazu. Ich habe bereits vier superspannende und interessante Monate bei der Xaver Meyer AG als Personalverantwortliche hinter mir. Von allen Mitarbeitenden wurde ich herzlich aufgenommen, weshalb ich einen tollen Start in der Firma hatte. Die Arbeiten gefallen mir sehr und ich darf ich einem super Team mitwirken. Ich freue mich riesig auf die weitere Zeit. Mein Ziel ist es, die hohe Mitarbeiterzufriedenheit zu halten oder zu steigern. Das erreichen wir, indem wir auf die Bedürfnisse der Angestellten eingehen, Wünsche und Anregungen annehmen und Umsetzungsmöglichkeiten prüfen.
Astrid Lehmann, Unterentfelden, Leiterin Administration Architektur, seit 2008 (80 %)
Ich führe die Bauadministration für die Xaver Meyer AG und für die TU-Aufträge der xamag gesamtleistungen ag. Konkret geht es um Submissionen, Verträge, Bauabrechnungen sowie Zahlungen. Daneben unterstütze ich den Bereichsleiter sowie die Projekt- und Bauleiter in administrativen Belangen. Dazu kommt quartalsweise die Verrechnung der Honorare und Nebenkosten. Nicht zuletzt bin ich für den Kundenempfang und die Telefonzentrale zuständig. Verbesserungspotenzial sehe ich vor allem bei der Optimierung der Arbeitsabläufe. Mein Wunsch ist es, in einer Position zu arbeiten, die mich und meinen Arbeitgeber zufriedenstellt. Nur so können wir gemeinsam den bestmöglichen Erfolg erzielen.
Nicole Seiler-Portmann, Villmergen, Administration / Buchhaltung, seit 1. November 2011 (100 %, nach Mutterschaft ab März 2018 50%)
Als kaufmännische Angestellte habe ich ein vielfältiges Aufgabenfeld. Dieses variiert je nach Bereich (Bau, Gartenbau und Immobilien), in dem ich tätig bin. Zu meinen Hauptaufgaben gehören das Führen der Kreditorenbuchhaltung (scannen, kontieren, verbuchen und zahlen). Im Jahr 2021 haben wir 6870 Kreditoren verbucht (Tendenz steigend). Die Kreditorenbuchhaltung als Unterabteilung der Finanzbuchhaltung bildet einen wichtigen Bestandteil des Rechnungswesens eines Unternehmens. Ich erledige alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit eingehenden Rechnungen stehen. Die jeweiligen Verantwortlichen kontrollieren die gebuchten Rechnungen und visieren sie. Ich stelle sicher, dass die Bezahlung sämtlicher Eingangsrechnungen fristgerecht erfolgt. Dabei achte ich darauf, dass eventuelle Abzüge wegen Skonto, Rabatten oder Qualitätsmängeln vorgenommen werden.
Ausserdem führe ich für die Immobilienabteilung die Liegenschaftsbuchhaltung aller Mietliegenschaften, Stockwerk- und Miteigentümergemeinschaften. Daneben erledige ich die Leistungserfassung sowie das Offert- und Auftragswesen des Bereiches Gartenbau. Zu meinen Aufgaben gehören auch die Administration der Bauabteilung (Telefonzentrale, Empfang und allgemeine Sekretariatsarbeiten).
Die Organisation von Abläufen verschiedenster Art ist ein weiterer Kernbereich. Dabei geht es um weit mehr als um die Ablage von Dokumenten. Wir stehen immer wieder vor neuen Aufgaben (Aktuell erfolgt die Digitalisierung im Bereich der Immobilien). Es gilt, den Überblick zu behalten und auf allen Ebenen effizienter zu arbeiten.
Wir überwachen und beschaffen das Büromaterial und managen die Flut an E-Mails welche tagtäglich eingehen. Nehmen Telefongespräche an und leiten sie weiter. Wir sammeln wichtige Informationen und geben Sie anschliessend den Mitarbeitenden weiter. Ausserdem helfe ich bei der Umsetzung der Digitalisierung im Bereich Immobilien mit. Mein persönliches Ziel ist es, mich stets der aktuellen, sich ändernden Arbeitssituation anzupassen.
Therry Landis-Kühne, Villmergen, Administration / Marketing, seit 1. November 2020 (60 %)
Mein Arbeitstag beginnt mit dem Leeren des Postfachs (meistens zwischen 50 und 80 Zuschriften). Den Inhalt sortiere und verteile ich an die verschiedenen Bereiche. Dasselbe mache ich mit den Mails, welche an die info@ respektive bau@-adresse geschickt werden und den laufend eingehenden Anrufen. Daneben bin ich dafür besorgt, dass der Vorrat an Büromaterial und Kopierpapier (rund 100 verschiedene Artikel) nicht zur Neige geht. Telefonlisten wollen a-jour gehalten werden, die ausgehende Post muss frankiert werden, wofür ich regelmässig Webstamps erstelle – je nach Jahreszeit auch mal solche mit weihnachtlichen Motiven. Im Jahr 2021 haben wir für die Briefpost 5'457 solcher Marken verwendet. Neue Mitarbeitende decke ich mit Schlüsseln sowie persönlichen Kafitassen ein und fotografiere sie für unsere Webseite und – falls sie in der Winteri tätig sind – für die Galerie im Treppenhaus. Für den Bereich Bau erledige ich allgemeine Korrespondenz und Büroarbeiten, eröffne Offerten, mache Anfragen an Sub-Unternehmen. Beim Gartenbau bin ich ausserdem für die Auftragseröffnungen, Beschaffung von Werkleitungsplänen und die Rechnungsstellung zuständig.
Zu diesen administrativen Tätigkeiten kommt der Bereich Marketing. Hier bewirtschafte ich die Webseite mit News, Mitarbeitenden, Referenzen, halte Mailsignaturen aktuell, plane und verfasse PR-Berichte und kümmere mich um weitere Soziale Medien (LinkedIn, Facebook, Instagram, Google MyBusiness, Intranet).
Zweimal jährlich erscheint unsere Hauszeitung «Baukompetenz». Diese darf ich planen, die Beiträge koordinieren, Texte verfassen respektive redigieren, Layout und Texte kontrollieren und zum Schluss die Verteilung respektive den Versand organisieren. Mein abwechslungsreiches Tätigkeitsgebiet wird abgerundet durch Mithilfe beim Organisieren von Anlässen und administrativer Unterstützung aller Bereiche nach Bedarf. Mein Arbeitstag endet am selben Ort, wo er beginnt: Bei der Poststelle, beim Aufgeben der Briefe und Pakete (zwischen einigen hundert Gramm bis zu mehreren Kilos pro Tag). Mir ist es ein Anliegen, dass die interne Kommunikation bei der Xaver Meyer AG verbessert wird, die Entscheidungswege klar und transparent sind.
Pascal Koch, Muri, IT Support, seit Februar 2021 (80 %)
Meine Aufgabe ist es, die Xaver Meyer AG in eine Vorreiterrolle in der Digitalisierung zu bringen. Dies hört sich im ersten Moment relativ einfach an. Schaut man jedoch genauer hin, sind praktisch alle Businesssoftwares auf einen bestimmten Anwendungsfall ausgerichtet. Für uns heisst das, jeden Bereich völlig separat anschauen zu müssen. Manchmal müssen wir Kompromisse zwischen den Möglichkeiten der Businesssoftware und den Anwenderwünschen eingehen.
Im Bereich Elementbau wird beispielsweise das CAD-Programm für Architekten verwendet, was nicht optimal ist, weil vor allem der Ingenieurteil benötigt wird. Wir suchen eine neue Standardlösung, welche möglichst viele Forderungen abdeckt. Ziel ist, dass aus Plänen die Bewehrungen, Stücklisten und Fräspläne für die CNC-Maschine automatisiert herausgezogen werden können.Bereits umgesetzt haben wir die automatisierte Beschriftung. Jedes Element muss beschriftet werden. Früher mussten dazu vorgedruckte Etiketten von Hand ergänzt werden. Neu können Etiketten anhand eines QR-Codes, der von Excel-Listen generiert wird, mit einem Scanner gedruckt werden. Das erleichtert den Prozess und verhindert Fehler.
Bei der Immobilienabteilung haben wir sämtliche Archive, welche bisher in Papierform in Ordnern verwaltet wurden, auf dem Tool «Immotop» digitalisiert.
Im Bereich Architektur haben alle ein bisschen selber gewurstelt, vielfach aufgrund Zeitmangels. Hier haben wir kürzlich eine Schulung im Messerli durchgeführt und damit die Sitzungsprotokolle vereinheitlicht. Unterteilungen nach Fachplaner, Bauherrschaft oder Bausitzung sind wählbar, aber auch standardisierte Traktanden und automatisierte Pendenzenlisten, Mängelerfassung, Entscheidungen/Beschlüsse oder Aufträge. Am Laufen ist die elektronische Mängelaufnahme: Künftig kann ein Bauleiter auf der Baustelle auf dem Tablet den entsprechenden Planausschnitt aufrufen, den bemängelten Punkt anklicken, den Mangel inklusive Foto festhalten. Automatisch erscheint die BKP-Gattung inklusive zuständigem Handwerker und die Mängelrüge kann automatisch verschickt werden mit Angabe, was bis wann zu erledigen ist.
Hauptsächlich mit der Digitalisierung sind wir beim Hochbau beschäftigt. Alle Projekte sind auf Sharepoint ausgelagert, damit der Austausch zwischen Bauführer und Polieren interaktiv möglich ist. Hierzu haben wir alle Beteiligten intensiv geschult.
Beim Gartenbau wurden die Arbeitsarten im Baubit überarbeitet, damit die Rapportierung durch die Gärtner elektronisch erledigt werden kann. Eine revolutionäre Neuerung gibt es im Bereich Gartenunterhalt: Hier können durch die Kundschaft direkt elektronisch Termine gebucht werden, mit einem einfachen Button via Newsletter. So entfallen für den Verantwortlichen viele telefonische Abklärungen.
Die Abteilung «Zentrale Dienste» arbeitet bereits in etlichen Bereichen digital. So erfolgt die Lohnabrechnung seit April 2022 elektronisch, auch sämtliche ein- und ausgehenden Rechnungen laufen per Email. Aktuell sind wir damit beschäftigt, ein Finanzdashboard aufzubauen, das heisst, das ganze Reporting durch die Finanzabteilung soll automatisiert werden. Bisher mussten die Zahlen aller Bereiche mühselig von verschiedenen Tools oder Excel-Listen zusammengezogen werden.
Mein Alltag ist sehr dynamisch. Vorrang haben immer Supportanfragen, welche ich prioritär behandle. Schliesslich wollen uns sollen die Mitarbeitenden störungsfrei an ihren Computer arbeiten oder telefonieren können. Erst wenn diese Notfälle erledigt sind, arbeite ich an den zahlreichen laufenden Projekten weiter.
